As instituições hospitalares são organizações que exigem uma excelente gestão e controle de suprimentos. Afinal, os procedimentos precisam ser realizados com precisão e eficiência para atender os pacientes de forma assertiva e humanizada. 

Dessa forma, a gestão de materiais hospitalares é de extrema importância, tendo em vista que os insumos hospitalares fazem parte da rotina dos funcionários e pacientes. Ao fazer essa administração de forma efetiva, custos e recursos podem ser otimizados sem causar prejuízos ao hospital.

Para isso, é necessário que ocorra a conferência e abastecimento do estoque regularmente, ou seja, os materiais devem ser estocados de forma correta para que não haja desperdício e falta de insumos e medicamentos essenciais. Para realizar um excelente controle de suprimentos é necessário, planejamento, gestão e uso das ferramentas corretas que auxiliem nessa tarefa. 

Para você saber um pouco mais sobre controle de suprimentos, selecionamos 7 passos para realizar uma gestão de materiais mais eficaz. Boa leitura! 

1. Separe os suprimentos por categoria

Depois do recebimento e checagem dos itens, é importante catalogar e fazer o armazenamento adequado, de acordo com a validade, uso e categoria (peso, tamanho, fragilidade, etc). Além disso, é preciso verificar quais produtos devem ser guardados sob refrigeração e quais devem ser colocados à disposição para facilitar a retirada. 

Ao definir os locais de armazenamento, é fundamental fazer o abastecimento no local correto, assim o estoque se manterá sempre organizado e seguro.

2. Faça a gestão de entradas e saídas de estoque

Como dito anteriormente, ter um planejamento é imprescindível para uma boa gestão de estoque. Por isso, ter um histórico do uso por período (diário, semanal, etc) ajuda muito ao decidir sobre a realização de pedidos de novas remessas e organização em geral. Ao adotar esta prática, é possível acompanhar o consumo dos materiais e evitar extravios e desperdícios. 

O controle deve ser feito tanto de maneira informatizada quanto fisicamente, pois ao abrir um refrigerador há troca de calor e pode haver mudança de temperatura, interferindo na armazenagem dos medicamentos. Portanto, outra dica valiosa é tentar agendar as entregas em horários determinados e melhorar os processos para evitar retiradas desnecessárias.

3. Faça um planejamento das entregas dos suprimentos

Geralmente, para realizar o abastecimento de medicamentos controlados, é necessário seguir normas governamentais e há a obrigatoriedade de compra de uma quantidade mínima para faturamento. Portanto, fazer um planejamento e controlar esses medicamentos de forma mais detalhada é fundamental que não haja comprometimento nos procedimentos cirúrgicos e atendimentos de emergência. 

No que diz respeito a outros tipos de materiais, é possível programar os pedidos de acordo com a saída dos mesmos. Para fazer esse controle de estoque mínimo e abastecer conforme demanda, o gestor pode fazer o uso de softwares específicos para este fim.

4. Mantenha a periodicidade dos inventários 

Mesmo que o acompanhamento e controle estejam bem organizados, é importante fazer o inventário do estoque. Dessa forma, torna-se mais fácil verificar se tudo está de acordo com o que foi provisionado e caso não esteja, pode corrigir a tempo. 

O intervalo da contagem dos itens pode variar de acordo com o custo, por exemplo, no caso de materiais mais caros, deve-se fazer contagem em um tempo menor. Mas, a periodicidade da contagem pode ser definida de acordo com a realidade e necessidade de cada organização. 

Ao fazer a contagem, a atualização das quantidades é feita no sistema e caso haja divergências, todos devem ser informados, a fim de melhorar o processo.

5. Sempre faça o ajuste das quantidades de acordo com o consumo 

De tempos em tempos, fazer a adequação das quantidades de insumos em relação ao consumo é a chave para evitar perda de materiais vencidos ou danificados.

As contagens, atualizações e controles do estoque são realizadas visando a gestão da compra de suprimentos. No entanto, isso é feito para descobrir quais produtos têm mais saída e qual é a quantidade mínima necessária para cada material. Todos esse trabalho é feito para tornar a rotatividade mais assertiva e diminuir os custos com compras e armazenagem. 

6. Preste atenção nas atividades das equipes

Não é só de sistemas e tecnologia que o controle de suprimentos é baseado. Saber como funciona a rotina de trabalho das equipes envolvidas no recebimento, separação, entrega e armazenagem dos materiais é essencial para descobrir se há algum gargalo entre os processos.

Realizar esse acompanhamento serve também para reorganizar as atividades das áreas e modificar qualquer ação que interfira negativamente no tempo de espera por esses suprimentos. Assim, a instituição de saúde ganha em produtividade e desempenho.

7. Invista em tecnologia

Ao adotar práticas e ferramentas que ajudam a fazer a gestão hospitalar é investir na qualidade do atendimento aos pacientes. 

A Vector desenvolve soluções tecnológicas e serviços de consultoria voltados para a área de saúde.

Uma das plataformas disponíveis é o sistema modular e integrado 100% aderente às exigências de uma gestão hospitalar eficiente. Para o controle de suprimentos assertivo, o sistema possui integração com os módulos de Estoque, Farmácia, Contratos e Financeiro, permitindo o gerenciamento total do setor de suprimentos.

Veja os principais benefícios do Módulo de Gestão de Suprimentos:  

• Requisições gerais ou por grupo de produtos ou serviços
• Montagem automática de planilhas de cotação (pré cadastro de fornecedores)
• Várias formas de cotação: digitação, interface web (alimentada pelo fornecedor), integração com Bionexo
• Autorização eletrônica
• Seleção automática dos melhores preços
• Classificação por projetos
• Registro / consulta de cotações anteriores
• Comparativos de eficiência de compras
• Follow-up de compras
• Compras públicas
  • Análise técnica de produtos
  • Pregão eletrônico
  • Ata de registro de preços
  • Documentação do processo gerada pelo sistema (por exemplo: atas e relatórios oficiais)

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