No ambiente que envolve saúde, processos eficientes asseguram a realização de tratamentos efetivos que salvam as vidas das pessoas. 

Um desses processos importantes é o controle de estoque do seu hospital ou clínica. Podemos dizer que a gestão dos insumos necessários para o bom atendimento de uma instituição de saúde deve ser feita de forma responsável e assertiva. 

Provavelmente seu ambiente hospitalar já deve ter passado por situações delicadas devido a uma gestão de estoque equivocada. A falta, excesso ou mau armazenamento de produtos pode interferir diretamente nas questões financeiras do hospital ou clínica, se for o caso. 

Portanto, organizar o estoque e fazer o armazenamento correto dos materiais e medicamentos, assim como o rigoroso controle de entrada e saída, controle de lote e validade são atividades básicas de gestão de suprimentos porém fundamentais para a saúde dos pacientes e saúde financeira do hospital.

Selecionamos algumas dicas fundamentais para que você possa planejar e controlar os estoques da sua instituição de saúde. Boa leitura! 

Verifique a sazonalidade de cada item do estoque

Primeiramente é importante saber sobre a sazonalidade dos produtos. Afinal, para uma boa gestão de estoque, você precisa entender que os medicamentos podem sofrer mudanças de consumo ao longo do ano. 

O mais notável indicador da alteração de consumo de alguns produtos é a questão climática.  Por isso, para fazer um bom planejamento da compra dos medicamentos, você precisa acompanhar o histórico de compras da instituição Assim, é possível  realizar as compras de forma correta para que não falte medicamento. 

Alguns softwares de gestão podem auxiliar nesse controle dos medicamentos, inclusive de outros insumos importantes para o hospital.  A seguir vamos falar mais sobre esse tipo de sistema. 

Armazene os produtos corretamente

Infelizmente, muitas instituições de saúde são obrigadas a descartar muitos produtos devido ao armazenamento incorreto de produtos e medicamentos. Ou seja, muito do que foi investido para comprar esses produtos, foi desperdiçado.

O  armazenamento adequado dos produtos têm como objetivo manter a qualidade e eficácia dos itens e o mais importante que é a saúde dos pacientes.

Sendo assim, manter os estoques organizados de forma estratégica pode garantir que os medicamentos estejam em bom estado, além de tornar a administração mais eficaz. 

Por exemplo, mantenha a temperatura do ambiente correta e organize os materiais de acordo com a data de validade. O ideal é utilizar os produtos com o vencimento mais próximo a fim de evitar que ele estrague e seja descartado.  

Dessa forma, você evita o desperdício de material e ainda consegue ter uma visão mais clara dos itens estocados.  

Faça inventários e mantenha a atualização 

A primeira dica é fazer um levantamento do que existe em seu estoque. Isto é, faça uma checagem de tudo que já têm no seu estoque, verifique as quantidades e faça um registro. 

Fazer essa documentação inicial é trabalhosa, porém essencial para uma boa gestão. Os inventários ajudam no controle e planejamento do estoque, mas também quando são necessárias as tomadas de decisão relacionadas aos atendimentos, investimentos e custos do hospital ou clínica. Por isso, é importante criar a cultura de fazer o controle do estoque hospitalar dando prioridade aos medicamentos com maior impacto financeiro para a instituição.

Para manter esse trabalho em dia, é necessário atualizar os inventários regularmente. Dessa forma, torna- se mais fácil ter noção das quantidade dos itens e planejar a próxima compra. 

Os estoque devem estar alinhados com o processo de aquisição

Como dito anteriormente, fazer um bom planejamento é o segredo para uma gestão eficiente. Entretanto, lidar com o processo de compra de materiais é uma função habitual dentro de um hospital. Porém,  para a realização dessa atividade, a organização e um planejamento que atenda as prioridades da instituição é primordial.

Contar com um procedimento de organização e alinhados com o processo de aquisição de produtos, você consegue ter mais controle sobre  o consumo dos produtos. Pode também checar quais as demandas mais urgentes, fazer comparação de fornecedores em relação ao preço e negociar melhores formas de pagamento. Com essa estratégia, você consegue tornar os investimentos mais rentáveis sem prejudicar a qualidade dos materiais e medicamentos.

Tenha um cadastro atualizado de bons fornecedores

Quando se fala em controle de estoque, logo pensamos somente na organização e gestão do espaço em si. Mas outro fator que colabora muito com a rotina da administração do controle de suprimentos é ter um histórico de bons fornecedores. 

Pode parecer não tão necessário, mas ter acesso fácil a uma lista atualizada de bons fornecedores é extremamente útil no dia a dia. Através desses contatos, você consegue manter um bom relacionamento com os fornecedores. Além de conseguir negociar melhor valores, prazos, entregas etc.  

Além disso, manter esse cadastro de fornecedores atualizado ajuda os demais setores e funcionários que poderão ter essa lista sem precisar correr atrás dos contatos em uma situação urgente, por exemplo. 

Invista em um sistema de gestão  

Hoje em dia investir em tecnologia não é mais luxo e sim necessidade, principalmente quando se trata da saúde das pessoas. 

A utilização de papel para alguns a realização de alguns processos é passado e as instituições precisam se atualizar. 

Há disponível no mercado diversos softwares e ferramentas que auxiliam na gestão e organização das entradas e saídas de itens, acompanhar os prazos de validade, elaboração de relatórios, inclusive controle financeiro. 

Ao optar por automatizar o controle dos estoque do seu hospital ou clínica, você diminui o risco de erros feitos de forma manual e conquista maior produtividade.